گزارش یک کارمند اداری پروژه با گزارش سرپرست کارگاه فرق داره. اینجا کارمند باید پل ارتباطی بین کارگاه و دفتر باشه و اطلاعات فنی، مستندات و پیگیریهای اداری رو شفاف و خلاصه به مدیر برسونه.
—
🎯 ویژگیهای یک گزارش خوب برای کارمند اداری پروژه
1. شروع با مشخصات کامل
تاریخ، شماره گزارش (برای بایگانی)، پروژه و نام نویسنده.
🔹 مثال:
تاریخ: ۸ شهریور ۱۴۰۴
شماره گزارش: ۱۲/۱۴۰۴
نام پروژه: ساختمان اداری قاسمآباد
کارمند اداری: مریم محمدی
—
2. خلاصه وضعیت روز
یک پاراگراف خیلی کوتاه که مدیر سریع بفهمه چه اتفاقاتی افتاده.
🔹 مثال:
> امروز مکاتبات مربوط به تأمین میلگرد پیگیری شد، صورتجلسه حمل بتن از کارگاه دریافت شد، و گزارش پیشرفت کار دیوارچینی به دفتر منتقل شد.
—
3. انتقال اطلاعات فنی کارگاه به زبان ساده
اطلاعات فنی که سرپرست داده رو بدون تغییر ولی خلاصه و قابل فهم برای مدیر بنویسه.
اگر عدد و مدرک هست حتما ذکر کنه.
🔹 مثال:
بتنریزی ستونهای محور A-D انجام شد (۱۲ متر مکعب).
دیوارچینی ضلع جنوبی ۶۰ مترمربع اجرا شد.
ویبراتور شماره ۲ خراب و به تعمیر نیاز دارد.
—
4. پیگیریهای اداری و مکاتبات
چه نامهها یا فرمهایی تنظیم یا ارسال شده.
چه موضوعی نیاز به امضا/تصمیم مدیر داره.
🔹 مثال:
نامه درخواست خرید ۲۰۰۰ کیلو میلگرد برای طبقه دوم به واحد تدارکات ارسال شد.
پیشنویس قرارداد فرعی با پیمانکار لولهکشی آماده شده (نیاز به تأیید مدیریت).
—
5. لیست نیازمندیها و درخواستها
کارمند باید دقیق بگه چه چیزی از طرف کارگاه نیاز است.
🔹 مثال:
درخواست ۲۰۰ عدد آجر فشاری.
نیاز فوری به ۴ عدد قالب فلزی.
پیگیری تمدید بیمه مسئولیت کارگاه.
—
6. مشکلات و موانع
مثل سرپرست، ولی از زاویه اداری.
مشکلات مالی، کمبود مدارک، تأخیر تأمینکنندهها.
🔹 مثال:
پرداخت پیشپرداخت پیمانکار بتن هنوز انجام نشده (خطر توقف کار).
گزارش حمل سیمان از راننده دریافت نشده (مدرک ناقص).
—
7. برنامه فردا / اقدامات بعدی
مدیر باید بدونه فردا چه کاری در بخش اداری یا ارتباطی انجام میشه.
🔹 مثال:
پیگیری استعلام قیمت آجر از سه تأمینکننده.
هماهنگی جلسه با شهرداری برای بازدید نظارت.
—
8. ساختار ساده و دستهبندی شده
گزارش باید شبیه صورتجلسه کوتاه باشه.
استفاده از تیترها و بولتپوینت خیلی کمک میکنه.
—
📋 قالب پیشنهادی گزارش کارمند اداری پروژه
📅 تاریخ: ————————
📄 شماره گزارش: ——————
👩💼 تهیهکننده: —————–
🏗️ نام پروژه: ——————–
1️⃣ خلاصه وضعیت روز:
– …………………………………….
2️⃣ اطلاعات فنی از کارگاه:
– …………………………………….
– …………………………………….
3️⃣ اقدامات و مکاتبات اداری:
– …………………………………….
– …………………………………….
4️⃣ نیازمندیها و درخواستها:
– …………………………………….
5️⃣ مشکلات و موانع:
– …………………………………….
6️⃣ برنامه فردا / اقدامات بعدی:
– …………………………………….
—
🔑 نکات کلیدی برای آموزش کارمند اداری
گزارش باید ترکیب فنی + اداری باشه (نه فقط یکی).
خلاصه + نکات کلیدی، بدون حاشیه.
همیشه مدرک ضمیمه (کپی نامه، صورتجلسه، عکس کارگاه).
همیشه اقدام بعدی رو بنویسه → مدیر بدونه گام بعدی چیه.
گزارش باید طوری باشه که اگر مدیر فردا جلسه داشت، بدون سؤال اضافه بتونه از روی همون گزارش صحبت